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網路資訊:pos系統

銷售點管理系統（Point Of Sales，以下簡稱ＰＯＳ）源自美國，其原義只是用來防止收銀員的按鍵錯誤、竊取、結帳不實等行為所設計的系統；然而，目前卻已成為銷售業提高效率、追求自動化的重要工具。主要可從「賣場管理」與「銷售服務」這兩方面來一窺全貌。

  • 賣場管理
    傳統商店以人工的方式記帳，對商品的管理，往往只能憑記憶、印象或感覺來拿捏商品的流動，因此無法獲得準確的商品資訊。ＰＯＳ系統除了能管理每一種商品外，還可以做銷售及利潤分析；同時ＰＯＳ系統能促進商品的流動，避免庫存積壓，物流資訊正確，不會造成與顧客之間的爭議
  • 銷售服務
    消費者對銷售服務的要求是愈來愈高，如何能正確、迅速的結帳，不讓顧客久等，是很重要的，因為如此才能贏得顧客的心。

定義：

    當顧客到超級市場購物時，櫃檯收銀員將其所購買的物品，在機器上掃描過後，貨號就進了電腦，依據貨品卡的條碼，協助電腦整理資料，方便作業，不但可以將貨品的編號列印，還可協助存貨管理，兼做進貨參考資料，這個系統通稱為銷售點管理系統（Point Of Sales），簡稱銷售點管理系統。

    所謂的銷售時點管理系統(ＰＯＳ)是利用電腦登錄、統計、傳送資料的功能，針對商品的銷售，即時收集資訊，建立數字化的管理系統。簡言之，即是利用自動化的管理，掌握每一項商品的銷售情形，而達到正確行銷策略目的。

ＰＯＳ系統的組成

ＰＯＳ系統，是由一部電腦以及店舖電腦控制的終端機所組成，採用光學自動閱讀機以取代傳統單一功能收銀機，結合了前、後台的作業方式以達到預期目的。所以，ＰＯＳ系統除了能夠迅速準確的計算商品貨款，並可以分門別類收集銷貨、進貨及庫存等數據變化情形，以所連結的電腦將資料處理、分析，列印出各種報表，以提供給總公司銷售分析管理、採購政策、訂單處理以及供應商或物流中心接單作業。

ＰＯＳ系統架構硬體設備

  • 前檯
    前檯包括條碼閱讀設備及收銀設備，是用來統籌一切商品交易處理及交易資訊的收集。
    其中條碼閱讀設備有光筆、手持式掃描機、多向式掃描機、磁卡閱讀機及ＩＣ卡閱讀機
  • 後檯
    後檯包括電腦系統、條碼列印系統、盤點系統及資訊傳輸設備等，是負責商品資訊的紀錄及儲存，紀錄並分析前檯鎖收集的資訊，提供採購及盤點的資訊、列印條碼等
  • 軟體
    • o   前檯資訊系統
  1. 1.      收銀管理
  2. 2.      安全管制管理
  • o   後檯資訊系統
  1. 1.      庫存管理－進銷存退分析、庫存分析
  2. 2.      採購分析－缺貨分析、採購建議
  3. 3.      銷售分析－交易型態分析、暢滯銷分析、價格帶分析、時段分析
  4. 4.      顧客管理－客層分析
  5. 5.      稅捐處理－營業申報、發票申報、媒體申報
  6. 6.      系統設定
  • o   系統軟體
  1. 1.      電腦收銀設備傳輸功能（進銷貨資料、商品單品資料等）
  2. 2.      線上查詢功能（銷售金額各項統計、客戶資料）
  3. 3.      管理報表（財務會計報表、廠商產品資料等）
  4. 4.      各連鎖店之間的連線功能。

 

ＰＯＳ系統的功能

    ＰＯＳ系統應該具備以下功能：

  • 具有傳統收銀之功能，這些功能包括印製發票、計算總價等
  • 具有網路連線功能，前台與後台必須由電腦網路連結
  • 具備條碼
  • 可以掃描，加上掃描器的掃描、及內建的商品資料庫，以及統計分析之效

ＰＯＳ系統的作業流程

六大步驟

  1. 1.      編印商品條碼
    將商品逐一條碼化。
  2. 2.      結帳、掃描條碼
    顧客結帳時，收銀員以掃描器讀取商品之條碼。
  3. 3.      讀入銷售資料
    掃瞄器讀取商品之條碼後，自動輸入店內控制碼。
  4. 4.      檢索價格資料，並回送
    店內控制器所連結的電腦主機內已建立有商品條碼、名稱、進價、售價、庫存量等資料，並以號碼為索引依據，自動檢索出商品名稱及價格等資料並傳送至收銀機，並在電腦商品主檔上自動變更該項售出商品之庫存量。
  5. 5.      製作收據或發票
    ＰＯＳ收銀機則立刻將產品名稱、代號及價格等相關資料列印在發票上。
  6. 6.      集中處理，並列印報表
    營業結束後由電腦主機的軟體程式系統，可將當日各項商品交易資料集中處理後，列出各種管理報表。

 

POS 的運作流程

ＰＯＳ系統的情報內容

  • ＰＯＳ可以說是商品情報加上顧客情報的結合。
  • 電腦所輸出的情報，即是截至目前為止的過去情報，也就是說是企業內的實際情報。
  • ＰＯＳ情報是由商品、銷售量、顧客、時間、金額所組成的。
  • 商品情報分為客層情報和顧客本身情報。
  • 客層情報，因為可分為男女、年齡別、職業別等，只要再打收銀機時，按下不同的鍵就可以區分出來。發行信用卡和貴賓卡，然後在ＰＯＳ系統上，在裝設有讀取信用卡和貴賓卡的設備，就可以在顧客購買時讀取卡片，而使顧客情報和商品情報可以互相結合。
  • 商店使用ＰＯＳ系統是為了實現商品管理的效率化，根據消費者的資料做統計分析，滿足業者掌握情報，提供消費者的需求

商品條碼與ＰＯＳ系統運用的效益

POS 系統之優缺點比較表

　

優點

缺點

前檯收銀

1.使用條碼與掃描器結帳。
2.系統簡單易學。
3.可隨時瞭解營業情形。
4.交班結帳由電腦計算。
5.依人員權責設定權限。

若商品無原印條碼，則須自製條碼，會增加成本與管理問題。

後檯分析管理

1.瞭解銷售量、獲利情況。
2.瞭解顧客喜好、來店時間。
3.聯結前檯銷售資料。
4.計算安全庫存。
5.盤點效率高。

1.停電時無法使用。
2.可能需要使用特殊軟體或專業人員來進行分析。

POS導入前後之效益比較

 

導入POS系統之前

導入POS系統之後

前檯收銀
  1. 商品種類數量龐雜無法掌握
  2. 無法立即掌握營收
  3. 人工入帳耗時且錯誤率高
  4. 新人訓練慢
  5. 傳統商店形象
  1. 採用條碼貨號單品管理
  2. 條碼搭配掃描器使用，結帳快速正確、節省人力
  3. 新人容易上手
  4. 可掌握即時營收情形

銷售管理
  1. 只能針對每日營業額做統計
  2. 直覺判斷商品流動率
  3. 行銷活動無法確實的區隔客層
  4. 顧客購買動向難掌握
  5. 無法掌握客群與商品之關係
  1. 電腦自動分析每日營收、發票開立金額、單品銷售、毛利、來客數
  2. 來客數及消費額之分布情形
  3. 促銷特賣活動的效果
  4. 商品擺放位置之效益分析

庫存管理
  1. 無法憑銷售記錄掌握庫存情況
  2. 憑採購員直覺進貨，或由廠商依據架上數量自行抄貨
  3. 損失管理難以數字化
  4. 忽略存貨的屯積
  5. 商品缺貨情形難以察覺
  1. 進銷存數量在電腦查詢
  2. 在電腦上設定安全庫存量
  3. 完全自動整合連結
  4. 商品盤點差異分析及異動追蹤，即時察覺商品進出情況

客戶商品情報

  1. 客群管理不易，消費記錄無法掌握
  2. 商品之訂價無從依據
  3. 不同供應商或不同批次之商品價格無法確實掌握
  4. 新商品之銷售情形無法獨立評估
  1. 客戶消費明細記錄，以供隨時查詢
  2. 各供應商、各批次之進價追蹤查詢
  3. 新商品、促銷商品之銷售情報分析
  4. 商品價格與銷售情形分析
  • 對製造商的效益有
  • o   因為條碼可直接印於包裝紙上，因此不增加印刷成本
  • o   便於收集商品情報、了解消費者的趨勢，有效訂定生產以及生產計劃
  • o   了解市場狀況，藉以訂定新產品及定價
  • o   使用同一商品條碼，可減少重貼標籤時間，節省人力
  • o   提高庫存管理效率，加強週轉率
  • o   節省庫存盤點作業
  • o   給予消費者高品質的印象
  • o   迅速而精確地處理訂貨即送貨的日常工作
  • o   庫存管理精確、詳細，防止資本積壓
  • o   確實掌握商情，增加競爭力，提高利潤
  • o   提昇服務品質
  • o   蒐集運用商品資料，掌握暢銷商品，增加獲利
  • o   結帳迅速精確，節省人力成本
  • o   防止櫃檯人員舞弊
  • o   與偵測器配合，可防止顧客順手牽羊
  • o   價格方便變更，可舉辦促銷活動
  • o   櫃檯當天的銷售情形傳回總公司，隨時掌握商品資訊
  • 對批發商的效益有
  • 對零售商的效益有

透過 POS 的資訊來做競爭力的提升

  • 可立即掌握銷售動向
    ＰＯＳ系統應用的範圍，是以「與目標做比較」及「主要單品銷售狀況追查」二項為中心。選擇主要的數百種或數十種單品，預先設定各單品的標準庫存量，則可自動對照銷售狀況而提醒補充的數量與時機。
  • 及早分辨暢銷品與滯銷品
    食品、日常用雜貨的單品項目繁多，如何從中選擇、引入暢銷品，乃零售業行銷成敗的關鍵。
    想買的東西未被陳列或時常缺貨，顧客就會流失；
    滯銷品會積壓資金，且商品價值亦會遞減，並浪費營業空間及銷售機會。
  • 『ＡＢＣ分析法』
    零售業通常將商品暢銷與否，分為Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｚ四類：
  • o   Ａ類的商品佔總銷售額的７０％的商品項目
  • o   Ｂ類商品佔總銷售額２０％的商品項目
  • o   Ｃ類商品佔總銷售額１０％的商品項目
  • o   Ｚ類商品則為一定期間內，銷售額為零的商品項目

Ａ類為暢銷品，必須避免缺貨，Ｚ類為滯銷品，則必須檢討是否要停止進貨。
ＰＯＳ系統則可發揮「單品別」情報的特性，不但使數據正確，必要時尚可採用 E.D.L.P.（Everyday Low Price）之策略；例如，某些商品，平常靜悄悄地，促銷時就會活絡起來，這可從促銷前、後的比較觀察出來，以作為吸引顧客策略的參考。
E.D.L.P.為 Everyday Low Price 之縮寫，是一種零售業塑造廉價商店的策略方法，每天都由零售店提供數種特別便宜之商品，讓顧客感覺到每天都可以買到便宜的東西。

  • 適當數量的掌握
    連續型需求之商品：指每天銷售量相當穩定、變化不大的商品；
    離散型需求的商品：則是指受到促銷等因素影響，而銷售量會變動很大之商品。
    若屬連續型需求的商品，則可設定安全存量，由電腦自動提醒何時須補訂多少貨。
    若屬離散型需求之商品，則須注意以下兩點
  1. 1.      確定有效的促銷方法
  2. 2.      在此促銷條件下的銷售預測
  • 自動訂貨方式
    一般商店的庫存管理，是訂貨者每天查看貨架，列出數量已減少的商品，然後向總公司或供貨商訂貨，此項作業甚為費時。但是導入ＰＯＳ系統後，可將商品群分為三大類別：
  • o   連續型需求單品
    對於連續型商需求之商品，採取自動定時訂貨方式；由於其變動需求不大，可根據過去的數據預測某一定時間的銷售量，而決定「以幾天為週期進貨多少數量，即可保持適切庫存水準」。因此，只要對總部或供應商發出定時定量指示即可；但是，每隔一段時間要重新檢討一次，仍是不可避免。
  • o   離散型需求單品
    對於離散型需求之商品，必須防止庫存過剩；依照以往的促銷數據，考慮特賣及宣傳效果等因素，以預測銷售數量。
  • o   日配品、生鮮品
    對於日配品、生鮮品，應控制進貨數量，並定期清點，如保存期限將至，則可以降價的方式促銷，對於過期商品絕對不可以留在貨架上，以免影響商譽。
  • 賣場效率化
    從ＰＯＳ系統的情報，我們可以獲知任何貨架的日別、週別、月別銷售金額，把所有貨架之相關位置化成圖形，即可相互比較。若有必要，更可進一步做立體觀察，只要在商品的主檔登錄其位置，即可做到。
    通常在「黃金位置」，銷售金額會較高，但經由ＰＯＳ系統所提供之情報來分析，我們可以迅速看出來是否如想像中理想，以採取因應對策。
    黃金位置（Golden Line）：消費者習慣於目視及選購位於自地面算起，高度在１２０公分到１６０公分左右所陳列的商品，此位置即稱為黃金位置。當此高度範圍所陳列的商品為暢銷品時，其黃金商品的迴轉率更是以倍數成長。
  • 展開動機特賣
    特賣也是促銷之一，但特賣的價格應設定多少？如果我們對歷史資料加以分析，將可以看出導致銷售量大幅度變化的若干關鍵。而特賣會期間應該多久，也可以從同一特價的每日銷售量看出，過多少天後效果會降低。從中研究商圈的競爭情勢，找出消費量與特賣期間、特賣商品之輪換關係及計劃。

 

資料來源：demo1.nkhc.edu.tw/~stone/ea/unit_08/unit_08_1.htm -

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